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Dicembre: è tempo di inventario. Pianificare  l’organizzazione del magazzino è un aspetto fondamentale e da non sottovalutare. Automatizzare per ottimizzare la gestione? Pianifichiamolo.

Dicembre: è tempo di inventario. L’organizzazione del magazzino, per standard elevati di tecnologia

E’ diffuso il pensiero secondo cui non è poi così importante un’organizzazione sistematica e razionale del magazzino. In modo alquanto superficiale si ritiene che la gestione del magazzino non abbia a che vedere con un aumento degli standard di tecnologia e sofisticazione.

Naturalmente siamo ben lontani dalla realtà…

Con questo atteggiamento semplicistico si sorvola su tutte le conseguenze, anche importanti, che potrebbero derivare all’interno dell’azienda. L’organizzazione del magazzino è, al contrario, un aspetto cardine per ogni azienda, grande e piccola che sia, così come la sua gestione.

In questo articolo, vogliamo chiarire proprio alcuni aspetti che riguardano l’inventario.

Dicembre, è tempo di inventario: come organizzare l’inventario del magazzino

E’ arrivato dicembre, il mese del Natale, delle feste da trascorrere in famiglia o con gli affetti più cari, e poiché chiude l’anno, è anche il mese dell’inventario di magazzino.

Analizziamo, allora, gli aspetti di una delle attività fondamentali con cui ogni impresa deve confrontarsi alla fine dell’anno, propedeutica all’efficienza e alla competitività dell’intera azienda per gli anni a venire.

La pratica dell’inventario o dello stocktaking, per usare un termine più internazionale, prevede prima di tutto l’analisi delle rimanenze di magazzino, cioè i beni destinati alla vendita, o utilizzati per creare i prodotti da rivendere, che rimangono in giacenza alla chiusura dell’esercizio. Si possono così classificare:

Materie prime e semilavorati
Materie sussidiarie e di consumo
Prodotti in corso di lavorazione
Merci destinate alla rivendita
Prodotti finiti

Dicembre, è tempo di inventario. Tutt’altro che semplice

Quando arriva il momento di redigere il bilancio finale dell’esercizio di un’impresa, è altresì necessario rilevare le quantità fisiche dei beni in giacenza da valorizzare. Questo aspetto è anche normato dall’art. 2426, numero 9 del c.c., che prevede che le rimanenze di magazzino siano valutate in bilancio al minore tra il costo d’acquisto o produzione ed il valore di realizzazione deducibile dal mercato.

Sia che si tratti di una piccola media impresa, che di realtà più articolate e complesse, procedere all’inventario di magazzino è un processo tutt’altro che semplice.

Solitamente è una pratica poco amata da chi deve organizzarla, inoltre si tratta di un’incombenza spesso considerata superflua rispetto ad altre attività apparentemente più proficue per il proprio business dell’azienda.

Dicembre, è tempo di inventario: una pratica irrinunciabile

In realtà, a differenza di quello che potrebbe sembrare, è impossibile rinunciare all’inventario del magazzino: avere sotto controllo le giacenze al termine di un dato periodo permette di evitare problemi con produzione e riordini. Ciò vale soprattutto per chi gestisce un e-commerce online, per cui l’inventario risulta indispensabile per ridurre le differenze tra giacenze fisiche e contabili.

Non dimentichiamo, inoltre, che la tenuta della contabilità di magazzino risulta obbligatoria, in alcuni casi.

Ai sensi dell’art. 14 co. 1 lett. d) del D.p.r. 600/1973 e dell’art. 1 del D.p.r. 695/1996, infatti, sono obbligati alla tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino:

– le società di capitali;
– gli enti pubblici e privati commerciali;
– gli enti non commerciali, limitatamente all’attività commerciale;
– le società di persone ed i soggetti ad esse equiparate in contabilità ordinaria;
– le persone fisiche esercenti attività d’impresa in contabilità ordinaria;
– i soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciali esercitate in Italia mediante stabili organizzazioni;

Tali categorie, per essere tenute all’obbligo, devono superare determinati valori di ricavi e rimanenze. A questo punto la normativa si fa più specifica per chiarire le diverse posizioni…chiarire…diciamo che specifica alcuni requisiti aziendali. Nel complesso, come sempre, la normativa si fa complessa quando non farraginosa. La tendenza che nasce spontanea è quella di vedere questo tipo di pratica, poco gestibile.

C’è però una buona notizia! Almeno dal 2019 è possibile gestire un magazzino in modo più veloce, semplice e preciso, grazie alle tecnologie ed alla digitalizzazione, che senz’altro hanno favorito il processo di automatizzazione delle pratiche.

Analizziamo ora i vantaggi di una gestione razionale e ordinata del magazzino.

Dicembre, è tempo di inventario:  i vantaggi

Garantire l’efficienza del processo produttivo

Un inventario efficace deve essere preciso e periodico. Se effettuato costantemente, seguendo le scadenze previste, permetterà di ottimizzare il controllo delle merci evase e ricevute, assicurando un servizio veloce e funzionale che verrà apprezzato dai clienti.

Conoscere le giacenze

Se, al contrario, la gestione dell’inventario sarà poco precisa e non costante, creerà disordini e dubbi circa le giacenze, con tutte le problematiche che ne derivano.

Un aspetto fondamentale per monitorare lo stato di fatto in magazzino è l’ordine, la precisione nel tracciamento delle operazioni, nonché una periodica verifica generale.

Modalità  e strumenti per l’inventario di magazzino

Esistono diverse modalità per redigere un inventario di magazzino. Inutile dire che non esiste una modalità unica e che ogni azienda, a seconda delle dimensioni e dalla struttura del magazzino, deve trovare quella migliore per la sua dimensione e tipologia.

Vediamo insieme i più utilizzati:

Carta e penna: gli strumenti tradizionali

Si può partire da carta, penna e calcolatrice, ultimamente “snobbate”, dagli ambienti più digitali, anche se in realtà dovrebbero continuare ad essere la base. Strumenti tradizionali, ma insostituibili come base per tenere sotto controllo il magazzino, soprattutto per realtà più ridotte.

Che gli strumenti siano carta e penna o i più sofisticati sistemi, si parte sempre dalla suddivisione dei prodotti in categorie. Il secondo step consiste in un ulteriore suddivisione dei prodotti che si esauriscono con maggiore velocità. Questo servirà a tenere d’occhio le categorie che necessitano di riordini più frequenti. Sarà opportuno anche annotare, accanto ad ogni macro categoria, i nominativi dei fornitori ed il livello di scorta minimo richiesto.

Ora è il momento di etichettare gli scaffali e catalogare i prodotti in apposite tabelle in grado di mostrare chiaramente la suddivisione fisica all’interno del magazzino. Come? Ad esempio indicando per ogni prodotto, la categoria di appartenenza, la data di arrivo, il costo, la quantità, ecc.

Naturalmente è fondamentale aggiornare periodicamente le tabelle per evitare errori.

Scegliamo il digitale: Excel

In assenza di un software gestionale, uno strumento ancora molto valido è il Foglio Excel che permette di gestire il magazzino in modo semplice e veloce
Tra  l’altro questo strumento permetterà di poter disporre alla fine dell’anno di tabelle riassuntive dettagliate che ottimizzeranno il controllo al termine dell’esercizio.

 

Per creare l’inventario di magazzino con Excel, bisogna innanzitutto utilizzare tre diversi fogli:
_ uno per i prodotti, dove riportare l’elenco con le rispettive informazioni
– per le operazioni relative al carico, con data di arrivo e quantità presente in magazzino
– per l’evasione della merce

Se abbiamo a che fare con un magazzino che si occupi sia di prodotti semilavorati che di prodotti finiti, è consigliabile utilizzare tre fogli per ogni categoria. I fogli andranno poi collegati tra loro per una visione complessiva che contribuisca ad eliminare il rischio di errori e ritardi. È anche possibile automatizzare queste  le operazioni.

Esistono molteplici modelli di fogli Excel, on line, precompilati e molto pratici. Naturalmente è fondamentale che i fogli siano mantenuti costantemente aggiornati.

La scelta più completa: il software di gestione

Sicuramente la scelta ottimale, pratica e veloce, ma anche la più precisa,  immancabile in un magazzino più ampio e strutturato, è il software di gestione.
Grazie ad uno strumento di questo tipo, è possibile controllare ogni operazione interna al magazzino, semplificando e velocizzando molto l’attività di inventario, anche attraverso l’automazione dei processi.
Controllare le giacenze con un software di gestione costantemente aggiornato ottimizzerà e velocizzerà notevolmente anche le operazioni di calcolo alla chiusura dell’anno di esercizio.

Inoltre, e non meno importante, il software gestionale consente di conservare lo storico. Questo consentirà di poter risalire e di individuare eventuali errori in modo semplice e veloce.
Naturalmente questo strumento può essere personalizzato in relazione alle necessità aziendali e ai diversi flussi produttivi.

Automazione, per un’azienda competitiva

Come già precisato più volte se vogliamo impegnarci ad aumentare la competitività della nostra azienda sul mercato, dobbiamo partire proprio da un’organizzazione ottimale del magazzino.

Tra i criteri di gestione del magazzino,  quello dedicato all’automazione è senza dubbio da ritenersi tra i principi di performance più efficaci.

Ma come ogni processo serio e strutturato, è necessario pianificarlo con molta attenzione. Per procedere in modo strategico e strutturato è necessaria l’analisi particolareggiata delle necessità aziendali,  partendo proprio dal magazzino. 

Naturalmente il secondo step, non meno importante, è la valutazione del budget. Sì, perché la scelta di un sistema automatizzato anche per l’inventario richiede investimenti a volte importanti, e il cosiddetto ROI potrebbe essere recuperato in tempi piuttosto lunghi.

Scegliere il partner giusto, affidabile e puntuale può essere una scelta che, soprattutto all’inizio dell’attività può permettere all’impresa di contenere i costi e avere un controllo preciso delle giacenze attraverso piattaforme B2B come quella offerta dal nostro portale.

Ecco perché, scegliere un fornitore che sappia come gestire i suoi prodotti e le sue scorte è fondamentale per il tuo business! Anche per il prossimo anno, scegli Tamarri S.r.l.

🎅 Tamarri S.r.l. ti augura un Natale sereno, all’insegna dei progetti più luminosi per l’anno che verrà! 🎄